Privacyverklaring

Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je daarbij hebt.

Welke gegevens we verwerken, en waarom

Contact via het formulier of per e-mail

Wat je in het formulier invult: je naam, e-mailadres en telefoonnummer, wat het formulier verder vraagt over je aanvraag, en de inhoud van je bericht. We gebruiken die alleen om je vraag te beantwoorden. Grondslag: vraag je om een offerte of een afspraak, dan nemen we op jouw verzoek maatregelen vóór een overeenkomst; gaat het om een andere vraag, dan is het ons gerechtvaardigd belang om te antwoorden op wie ons aanschrijft.

De chat op deze site

Wat je in het chatvenster typt, en wat je daarin zelf over jezelf vertelt — bijvoorbeeld je naam, e-mailadres of telefoonnummer als je die achterlaat, of de gegevens die je invult als je vraagt om teruggebeld te worden. De chat is een AI-assistent; dat staat ook in het eerste bericht, met daarbij hoe je meteen een mens bereikt. De chat wordt voor ons uitgevoerd door Tryb Intelligence, die het gesprek namens ons verwerkt en niet voor iets anders gebruikt. De antwoorden komen van een AI-model van Anthropic in de Verenigde Staten; wat je typt gaat daarvoor naar dat bedrijf. Die doorgifte loopt via de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, die in de verwerkersovereenkomst van Anthropic staan; een kopie daarvan kun je bij ons opvragen. We lezen gesprekken terug om de antwoorden te verbeteren. Je eigen browser bewaart het gesprek tijdens je bezoek, zodat het na het herladen van de pagina nog openstaat; dat verdwijnt zodra je de tab sluit. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om je vraag goed te beantwoorden.

Een bestelling of opdracht

Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, wat je besteld hebt en hoe er betaald is. Nodig om te leveren en te factureren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en voor de administratie een wettelijke plicht.

Nieuwsbrief

Je e-mailadres, en of je onze berichten opent. Alleen als je je zelf hebt aangemeld. Grondslag: jouw toestemming. Afmelden kan met de link onderaan elke nieuwsbrief.

Bezoekstatistieken

Welke pagina's bezocht worden en via welke weg. Alleen als je daar toestemming voor geeft in de cookiemelding. Grondslag: jouw toestemming. We gebruiken daarvoor Google Analytics van Google Ireland Limited. Google kan deze gegevens doorgeven naar de Verenigde Staten; Google LLC is daarvoor aangesloten bij het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework). Google gebruikt je IP-adres alleen om je land of regio te bepalen en slaat het niet op.

Hoe lang we het bewaren

Berichten via het contactformulier bewaren we tot twee jaar na het laatste contact. Chatgesprekken bewaren we dertig dagen; een gesprek dat we nakijken omdat er iets misging bewaren we tot dat is opgelost. Gegevens die bij een bestelling horen bewaren we zeven jaar, omdat de Belastingdienst dat van onze administratie vraagt. Je aanmelding voor de nieuwsbrief bewaren we tot je je afmeldt.

Met wie we ze delen

Alleen met partijen die iets voor ons doen waar die gegevens voor nodig zijn: de partij die onze website host, onze e-mailprovider, de vervoerder en de betaaldienst, de partij die onze chat uitvoert (Tryb Intelligence), het bedrijf achter het AI-model in die chat (Anthropic), de dienst die onze nieuwsbrief verstuurt en onze boekhouder. Met elk van hen is vastgelegd dat ze de gegevens alleen voor ons werk gebruiken. We verkopen je gegevens nooit.

Van wat wij zelf verwerken gaan alleen wat je in de chat typt en je e-mailadres voor de nieuwsbrief buiten de Europese Economische Ruimte: wat je in de chat typt gaat naar het AI-model van Anthropic in de Verenigde Staten, op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie; je e-mailadres voor de nieuwsbrief gaat naar een dienst in de Verenigde Staten, op basis van het EU-VS-dataprivacykader. Gaat er ooit meer die kant op, dan gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit of dezelfde standaardcontractbepalingen.

Op sommige pagina's staat iets van Instagram (Meta). Dat laadt pas als je daar in de cookiemelding ja op zegt. Doe je dat, dan gaan je IP-adres en wat je browser meestuurt naar die partij, die zelf verantwoordelijk is voor wat ze ermee doet en de gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte kan verwerken. Zeg je nee, dan laadt het niet.

Wat je kunt vragen

• Inzage — welke gegevens we van je hebben.
• Correctie — als er iets niet klopt.
• Verwijdering — tenzij we ze wettelijk moeten bewaren.
• Beperking en bezwaar — tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Overdracht — je gegevens in een leesbaar bestand, om mee te nemen.
• Toestemming intrekken — wat daarvoor gebeurd is blijft rechtmatig, daarna stopt het.

Een verzoek stuur je naar hi@retreathouse.nl. Je hoort binnen een maand van ons. Ben je het niet eens met hoe wij ermee omgaan, dan kun je klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), of bij de Duitse toezichthouder in jouw deelstaat.

Moet je je gegevens geven?

Nee, je bent nergens toe verplicht. Maar zonder je naam en een manier om je te bereiken kunnen we niet op je bericht reageren, en zonder je adres en de gegevens die bij de opdracht horen kunnen we die niet uitvoeren en niet factureren. We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen.

Beveiliging

De site draait op een versleutelde verbinding (https). Toegang tot gegevens hebben alleen de mensen die ze voor hun werk nodig hebben.

Wijzigingen

Verandert er iets in hoe wij met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan.

Laatst bijgewerkt op 30 september 2026